Étape 1

Définir ce que vous voulez obtenir

Avant de contacter un prestataire, clarifiez vos livrables. Un séminaire peut produire plusieurs contenus :

  • Aftermovie (2-3 min) : le film des temps forts pour vos réseaux et votre site
  • Captation intégrale : enregistrement complet des plénières pour vos archives internes
  • Capsules réseaux sociaux : 2 à 5 extraits courts (30-60 sec) en format vertical 9:16
  • Interviews : réactions à chaud des participants ou des dirigeants
  • Photos : reportage photographique de l'événement

Chaque livrable supplémentaire ajoute du travail de captation et de montage. Précisez-les dès le brief.

Étape 2

Choisir le bon dispositif

Le nombre de caméras dépend du format de votre séminaire :

Plénière simple (1 orateur) : 2 caméras suffisent. Plan large salle + plan serré orateur.

Table ronde (3-5 intervenants) : 3 caméras recommandées. Plan large, plans serrés intervenants, plan public/réactions.

Séminaire multi-formats (plénière + ateliers + cocktail) : 3 à 5 caméras + 1 cadreur mobile pour les plans d'ambiance et les ateliers.

Le son est aussi important que l'image. Demandez au prestataire s'il récupère le son de la salle (branchement direct sur la console) ou s'il apporte ses propres micros HF.

Étape 3

Prévoir le budget

Les fourchettes de prix pour un séminaire d'entreprise à Paris :

  • Captation simple (2 caméras, demi-journée, rushes bruts) : 950 à 2 000 euros HT
  • Captation + aftermovie (3 caméras, journée complète, aftermovie sous 72h) : 1 500 à 5 000 euros HT
  • Dispositif complet (multicam, interviews, aftermovie, capsules réseaux, photo) : 5 000 à 12 000 euros HT

Ces fourchettes incluent l'équipe technique, le matériel et les déplacements en Île-de-France. Demandez toujours un devis tout compris pour éviter les surprises.

Étape 4

Anticiper la logistique

La checklist à transmettre à votre prestataire :

  1. Date et horaires (installation comprise, pas seulement le début de l'événement)
  2. Lieu exact et accès (parking, badges, contact technique du site)
  3. Programme détaillé avec les horaires de chaque séquence
  4. Nombre de participants
  5. Équipement de la salle (sono existante, vidéoprojecteur, écran)
  6. Slides des intervenants (pour l'intégration en PiP)
  7. Charte graphique (logo, couleurs, typo pour les synthés nom/fonction)
  8. Livrables souhaités et délais de livraison
Étape 5

Éviter les erreurs classiques

  • Prévoir l'installation la veille ou 3h avant. Un prestataire qui arrive 1h avant le début ne pourra pas tester correctement
  • Ne pas oublier le son. Une image parfaite avec un son médiocre rend la vidéo inutilisable
  • Briefer les intervenants sur le fait qu'ils seront filmés (consentement, micro-cravate)
  • Prévoir un point de contact le jour J entre l'organisateur et le réalisateur
  • Ne pas attendre le dernier moment pour demander le devis. Les bons prestataires sont bookés 3 à 6 semaines à l'avance