Ce que votre prestataire a besoin de savoir
1. La date et les horaires
Date de l'événement, heure de début et de fin, et surtout : à quelle heure le prestataire peut accéder au lieu pour s'installer. Prévoir 3h minimum avant le début.
2. Le lieu
Adresse exacte, nom de la salle, contact technique sur place. Préciser si le lieu est équipé (sono, vidéoprojecteur, écran) ou si tout est à apporter.
3. Le nombre de participants
50, 150 ou 500 personnes, ce n'est pas le même dispositif. Le nombre de participants influence la taille des caméras, la sonorisation et le positionnement de la régie.
4. Le programme détaillé
Déroulé heure par heure : plénière, tables rondes, ateliers, cocktail. Le prestataire doit savoir combien d'intervenants prennent la parole et dans quel ordre.
5. Les livrables souhaités
Soyez précis : aftermovie (quelle durée ?), rushes bruts, capsules réseaux sociaux (combien ?), interviews, photos. Chaque livrable a un coût.
6. Les délais de livraison
Avez-vous besoin de l'aftermovie sous 72h ou sous 2 semaines ? Le délai influence le prix et le choix du prestataire.
7. La charte graphique
Logo, codes couleurs, typographie. Le prestataire en a besoin pour les synthés nom/fonction, le jingle d'ouverture et l'habillage de l'aftermovie.
8. Le budget indicatif
Même approximatif, un budget permet au prestataire de calibrer sa proposition. Sans indication, vous recevrez le dispositif maximal, pas forcément celui dont vous avez besoin.
9. Les contraintes techniques
Badges d'accès, parking, WiFi, restrictions de sécurité, zones interdites à la caméra, consentement des participants.
10. Le contact le jour J
Qui est le point de contact entre l'organisateur et l'équipe technique pendant l'événement ? Ce n'est pas un détail : c'est la personne qui tranchera en cas d'imprévu.
Astuce : envoyez le même brief à 2 ou 3 prestataires pour obtenir des devis comparables. Un brief précis produit des devis précis.
Copiez-collez ce modèle
Objet : Demande de devis captation vidéo [nom de l'événement]
Date : [date]
Lieu : [adresse, salle, accès]
Participants : [nombre]
Programme : [déroulé heure par heure]
Livrables : [aftermovie X min, capsules, rushes, photos]
Délai : [livraison sous X jours]
Charte graphique : [jointe / à envoyer]
Budget indicatif : [fourchette ou non défini]
Contact jour J : [nom, téléphone]